2020年2月の新型コロナウイルス感染拡大以降、テレワークが推進され、Web会議はビジネスにおいて欠かせないものとなりました。
しかし、Web会議システムにはさまざまなものがあり、目的に適していないと不便を感じることもあります。
そこで今回は用途に応じたWeb会議システムについて解説していきます。 現在のWeb会議に満足できていない方は、ぜひ参考にしてください。
◆Web会議を導入する４つのメリット
すでに頻繁にWeb会議をしている方もいらっしゃると思いますが、最適な Web会議システムを見つけるにあたって、まずはメリットをおさらいし ておきましょう。
１）インターネット環境があればどこでも会議ができる
Web会議に必要なものは、インターネット環境とPC等の端末です。 それらがあれば、場所を問わず会議に参加することができます。
２）交通費と移動時間を削減できる
打ち合わせや会議のための交通費と移動時間が削減できます。遠方で行われる会議では宿泊費もかかっていたかもしれませんが、それらが不要になり、かなりの経費節減になります。
３）低コストで運用ができる
Web会議システムでは、基本的に初期費用はかかりません。利用に関してはさまざまなプランがありますが、低コストに抑えて運用することも可能です。
４）意思決定のスピードアップ
Web会議を利用すると時間さえ合えば出席者がどこにいても会議が開催できるので、急いで決めなければならないことがあれば緊急の会議を開くことも容易。会社としての意思決定が早められます。
◆Web会議システムの目的別の選び方
Web会議システムを選ぶポイントは、下記の４つとなります。
- 映像や音声が途切れない、安定した接続ができるか？
- 同時接続できるアカウント数が目的に合っているか？
- 簡単に利用できるか？
- セキュリティ対策は万全か？
- 費用対効果があるか？
これらを踏まえて、目的別のWeb会議システムの選び方を解説していきます。
１）会議や打ち合わせでの利用
社内での打ち合わせや定例会議、取引先や顧客との少人数での打ち合わせ、インタビュー取材など、10名程度までの小規模会では、無料で提供されているWeb会議システムでも十分です。 候補としては「Zoom」「Google Meet」「Skype」などが挙げられます。
社内会議であれば、「Slack」や「Chatwork」などのビジネスチャットのビデオ通話機能を使用するのもひとつの手。
大規模な会議や、機密性の高い会議では、セキュリティの強い有料システムを利用するのが安心です。ドコモ・システムズ株式会社が提供する「sMeeting（エスミーティング）」は、最大500人まで参加でき、共有機能も充実しているので、おすすめです。
２）オンラインイベントでの利用
研修、勉強会、セミナーなどのオンラインイベントでは、資料共有やメディア再生機能といった機能を搭載しているWeb会議システムがおすすめ。たとえば、「LiveOn」の多人数モード（セミナーモード）など。
説明会や総会では、視聴者からの声を把握できる機能を備えているものがおすすめです。「Zoom」には、挙手機能があり、その場で集計して多数決を取ることができます。また挙手者を指名できるので、質疑応答しやすいでしょう。
３）面接や商談に利用したい
採用面接には、「HARUTAKA（株式会社ZENKIGEN）」や「ApplyNow（株式会社ApplyNow）」など、採用に特化したWeb面接システムを利用するのもひとつの手。面接のリマインダー機能や応募者情報のデータベース化などの機能をもったシステムなどもあります。
商談やカスタマーサポートには、１対１で手軽に利用できるオンライン商談ツールが最適です。一般消費者を対象に行うビジネスでは、相手がスマホを利用しているケースも多いので、「ビデオトーク（NTTコムオンライン）」のような、相手はスマホで、こちらはPCで対応することを前提としたサービスを使うと便利です。
まとめ
さて今回はWeb会議システムのメリットと、目的ごとにWeb会議システムの選び方について解説していきました。
Web会議システムのシェアは、現在のところ「Zoom」「Microsoft Teams」「Google Meets」の順ですが、目的や費用によっては特化したシステムの導入を検討してもよいでしょう。